문서중앙화란 기업에서 생산되는 모든 업무 결과물들을 개인 PC에 저장하지 않고 조직에서 관리하는 서버, 즉 중앙서버에서 저장하고 관리하는 것을 의미하며, 기업의 업무자산이 대내외적인 요인으로 유실되거나 경쟁사에 유출되는 등 각종 피해 예방을 위해 업무자산을 중앙에서 안전하게 관리하는 것을 목적으로 하고 있습니다.

첫 번째는 보안입니다. 이는 최근 내부 직원에 의한 기술 유출이 특정 업계는 물론, 전 사회적으로 심각한 문제로 대두되고 있습니다.

두 번째는 공유입니다. 개인별 PC에 보관해 오던 문서를 한 곳에 모으고 이를 전체 직원의 지식으로 활용하자는 것입니다. 가령 과거에 비해 잦아진 이직과 내부 인사이동 등으로 회사의 핵심 문서들이 공유되지 않고 사유화되거나 사장되는 경우가 늘어나고 있습니다.

세 번째는 협업을 위해서입니다. 과거 협업을 하기 위해 직접 문서를 전달하고 이를 문서로 다시 피드백을 받아야 하는 불편함을 문서중앙화 통해 해결할 수 있게 된 것입니다. 협업을 통한 의사결정을 신속하게 해줍니다.

 

문서중앙화

이외에도 문서중앙화를 통해,

중복되거나 오래된 컨텐츠를 제거하여 활용비율을 높임으로서 사용자 개개인의 업무효율을 높이고, IT부분으로는 불필요한 저장장치의 낭비를 획기적으로 절감할 수 있습니다.  모바일기기를 사용한다면 때와 장소의 제약없이 언제든지 업무환경에 접근할 수 있는 스마트 오피스로도 활용할 수 있습니다.